Instructivo de uso (solo autorizados)

Sistema de Newsletter

1. ¿Para qué sirve?

El sistema permite crear y enviar un newsletter por correo a partir de las noticias cargadas en la planilla de carga de Novedades.

El usuario carga las noticias, selecciona cuáles enviar y ejecuta
Newsletter → Enviar newsletter.

El sistema genera el newsletter, incorpora las fotografías, crea el PDF, lo guarda en Google Drive y envía el correo a los suscriptores activos.

2. Hoja "Noticias"

Col. Campo Uso
A Fecha de publicación Fecha de la noticia.
B Título Título de la noticia.
C Descripción Texto o resumen.
D Redes sociales / YouTube Enlace o información adicional.
E Foto destacada Enlace a la imagen de Google Drive.
F ESTADO Estado de la noticia.
G Enviar SI = incluir / NO = no incluir.
Importante: solamente las noticias con Enviar = SI serán incluidas en el próximo newsletter.

3. Fotografía destacada

La fotografía debe estar almacenada en Google Drive. En la columna Foto destacada se coloca el enlace al archivo.

Ejemplo:
https://drive.google.com/file/d/XXXXXXXX/view

Verificar que la cuenta de Google utilizada por el sistema tenga acceso a la fotografía.

4. Hoja "Suscriptores"

Col. Campo Uso
A Nombre Nombre del suscriptor.
B Email Correo electrónico.
C Activo SI = recibe / NO = no recibe.

No es necesario eliminar a una persona que deja de recibir el newsletter. Simplemente cambiar Activo de SI a NO.

5. Enviar el newsletter

1. Cargar y revisar las noticias.
2. Colocar SI en las noticias que se desean enviar.
3. Verificar los suscriptores con Activo = SI.
4. Seleccionar el menú: Newsletter → Enviar newsletter (si no aparece ver los tres puntos en el menu de arriba ...)

El sistema mostrará una confirmación con la cantidad de noticias y suscriptores.

Seleccionar Sí para confirmar.

6. ¿Qué hace el sistema automáticamente?

1. Selecciona las noticias con Enviar = SI.
2. Genera el contenido del newsletter.
3. Genera el archivo PDF.
4. Guarda el PDF en la carpeta Newsletters de Google Drive.
5. Envía el correo a los suscriptores activos.
6. Cambia automáticamente SI → NO en las noticias enviadas.
No cambiar manualmente SI por NO antes del envío.
El sistema lo hace automáticamente después de un envío correcto.

7. Preparar el próximo newsletter

Para una nueva edición, simplemente cargar las nuevas noticias y colocar Enviar = SI en las que correspondan.

Noticia Enviar
Noticia anterior NO
Nueva noticia 1 SI
Nueva noticia 2 SI

Luego ejecutar nuevamente:
Newsletter → Enviar newsletter.

8. Control previo al envío

Noticias

  • Título correcto.
  • Descripción completa.
  • Fecha correcta.
  • Fotografía correcta.
  • Enlace de fotografía válido.
  • Enviar = SI solamente donde corresponda.

Suscriptores

  • Emails correctamente escritos.
  • Nuevos suscriptores cargados.
  • Destinatarios habilitados con Activo = SI.

9. Resumen: procedimiento habitual

  1. Cargar las nuevas noticias.
  2. Cargar las fotografías en Google Drive.
  3. Colocar los enlaces de las fotografías.
  4. Marcar con SI las noticias que se quieren enviar.
  5. Revisar los suscriptores activos.
  6. Seleccionar Newsletter → Enviar newsletter. (si no aparece ver los tres puntos ...)
  7. Confirmar el envío.
  8. Verificar el correo recibido y el PDF en Newsletters.
Resultado:
el newsletter queda enviado, el PDF queda archivado y las noticias utilizadas quedan automáticamente marcadas como NO. Sistema de Newsletter · Instructivo de uso